Zbudowanie własnej bazy Klientów staje się celem większości biznesów online. Niewątpliwie e-mailing to jedno z bardziej efektywnych narzędzi, służących realizacji tak określonego celu. Decydując się na wdrożenie usługi newslettera stajemy przed pytaniem, jak zorganizować newsletter pod kątem prawnym? Czy można stworzyć newsletter bez checkboxów? Każdy słyszał o „RODO”, zgodzie i przetwarzaniu danych osobowych. Sprawdźmy zatem, ile w tym prawdy i uporządkujmy tematykę zgód w przypadku newslettera.

Po pierwsze – trzy Ustawy

Mówiąc o newsletterze w kontekście zgody Subskrybenta musimy mieć na uwadze trzy akty prawne, które służą ochronie danych osobowych:

– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, czyli „RODO”,

– Ustawę z dnia 16 lipa 2004 roku o Prawie Telekomunikacyjnym,

– Ustawę z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

RODO

Często spotykam się z praktyką zbierania zgody z RODO na newsletter. Pamiętajmy jednak, że zgoda jest zazwyczaj ostatnią z przesłanek na podstawie, której przetwarzamy dane osobowe. Jest to bowiem przesłanka najsłabsza, dlatego tam gdzie możemy jej uniknąć, szukajmy innych podstaw prawnych przetwarzania danych. Najczęściej jako podstawę prawną przetwarzania danych przy newsletterze możemy wskazać na prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit b RODO), polegający w tym wypadku na przesyłaniu informacji dotyczących oferty sklepu. Takie działanie mieści się bowiem w ramach tzw. marketingu bezpośredniego, na który nie potrzebujemy zgody z RODO.

Pojawiają się także sytuacje, w których możemy powołać się na inną przesłankę przetwarzania danych osobowych wymienioną w RODO, tj. na umowę (art. 6 ust. 1 lit b RODO). Od razu nasuwa się pytanie o jakiej umowie mowa? Wbrew pozorom przesyłanie newslettera może stanowić umowę polegającą na świadczeniu na rzecz Subskrybenta usługi newslettera. Taka koncepcja wymaga jednak odpowiedniego zorganizowania usługi mailingowej, tak aby druga strona miała świadomość, że zawiera ze sklepem umowę. Warto wówczas opracować odrębny Regulamin Newslettera, który będzie określał jej warunki. Do tematyki zgody z RODO należy zatem podejść indywidualnie i rozważyć, która z podstaw przetwarzania danych będzie w naszym wypadku najkorzystniejsza i zarazem najtrafniejsza. Nie ma bowiem jednej uniwersalnej odpowiedzi.

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Zgodnie z przytoczoną ustawą zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej, czyli takiej, na którą Subskrybent nie wyraził zgody. Od razu nasuwa się pytanie, jak uzyskać taką zgodę? Czy musimy utworzyć checkbox, który Subskrybent będzie zobowiązany zaznaczyć w celu zapisania się do newslettera? Checkboxy odstraszają, zatem dużo korzystniejszym rozwiązaniem będzie umieszczenie pod newsletterem krótkiej noty, w której wyraźnie poinformujesz Subskrybenta, że zapisanie się na newsletter będzie wiązało się z przesyłaniem przez sklep informacji handlowych. Zgoda będzie w tym wypadku wyrażona poprzez samo kliknięcie w przycisk „zapisz”/„zapisz mnie”/„zapisz się” czy inny podobny. Koniecznym jest jednak wyraźne poinformowanie Subskrybenta jakie są skutki takiego kliknięcia. W ten sposób usuwamy potrzebę wstawienia drugiego checkboxa.

Prawo Telekomunikacyjne

Prawo Telekomunikacyjne wymaga od nas uzyskania uprzedniej zgody Subskrybenta na marketing bezpośredni. Analogicznie jednak, jak w przypadku zgody z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, może być ona wyrażona przez wyraźne działanie osoby zapisującej się do newslettera. I w tej sytuacji nie potrzebujemy, więc osobnego checkboxa. Jeżeli więc w nocie pod newsletterem ujmiemy dodatkowo, że informacje handlowe będą przesyłane na wskazany adres e-mail, „załatwiamy” temat trzeciej zgody.

Podsumowanie

Wiesz już, że możesz stworzyć newslettera, który będzie user friendly. Nadmiar informacji i pól do odznaczenia, może bowiem skutecznie zniechęcić potencjalnego subskrybenta do zapisania się do newslettera. Zacznij więc od projektu swojego newslettera i trzymaj się obranej koncepcji. Wbrew pozorom, czasem mniej znaczy więcej.